В преддверии Всемирного дня выставок 7 июня мы запустили проект #MICE_face, чтобы представить в лицах специалистов конгрессно-выставочной отрасли.

Иосиф Дмитриев – руководитель проектов сектора технического сопровождения дирекции управления площадкой. Стаж в индустрии – 4 года.

Разговор о том, как проходит рабочий день Иосифа, перешел в большой рассказ о работе технических специалистов «Экспофорума», человечности, системности и принципах жизни.

– Вы отвечаете за техническое сопровождение мероприятий. Что это значит?

– Мы оказываем техническое сопровождение любым проектам в «Ленэкспо» и «Экспофоруме», обеспечиваем коммуникацию между отделами, подрядчиками и всеми участниками процесса. Сначала мы знакомимся с проектом: изучаем исходную документацию по мероприятию, график работ, планируем, что и когда должно происходить. Потом работаем непосредственно с дирекцией выставки, подрядчиками, экспонентами. Мы должны быть в курсе всего, что происходит на площадках, т.к. отвечаем за все, что имеет физическое воплощение: заезд заказчика или экспонентов, монтаж и настройка оборудования, декоративное и рекламное оформление экспозиции. Все время идет общение с заказчиками мероприятий и экспонентами, от них собирается информация, готовятся документы, которые, в свою очередь, будут реализованы на площадке.

– Не так давно начал полноценно работать конгрессный центр «Экспофорума». Как изменилась ваша работа в последние годы?

– Нас объединили со смежным отделом, который до этого делал гостевые мероприятия, нагрузка увеличилась в два раза. Если раньше мы делали только собственные мероприятия, то сейчас это и гостевые, и конгрессные проекты. С началом эксплуатации конгрессного центра в 2016 году выросла загрузка площадей, тогда же в «Экспофоруме» впервые прошел ХХ Петербургский международный экономический форум. В 2013–2014 году каждый наш менеджер делал по 4 больших проекта в год. Сегодня на каждого приходится минимум по 8 проектов. Если намечается крупное мероприятие, за 3 месяца до него надо быть всегда на месте, чтобы оперативно участвовать в процессе подготовки, а за 2 недели ты все время уделяешь проекту. Проекты таким образом пересекаются, а нагрузка повышается. Во время мероприятия все должно работать так, как задумано: двери открываться, свет зажигаться, вода течь, но только там, где нужно. Потом все нужно разобрать, привести в исходное состояние и подготовить площадку для следующего мероприятия.

– Что главное в работе сотрудников? Чему уделяете внимание при такой нагрузке?

– У нас две категории специалистов: более опытные – руководители проектов и недавно принятые в штат – ведущие менеджеры. Конечно, новичкам мы всячески помогаем адаптироваться в коллективе, обучаем и подсказываем буквально на каждом шагу – сразу влиться в структуру непросто. Но независимо от стажа каждый специалист делает весь проект сразу и «под ключ». Есть много людей, с которыми надо наладить связь, причем не только профессионально, но и лично – личный подход очень помогает. Нельзя идти на неоправданные конфликты, надо быть гибким и одновременно настойчивым. Если мы что-то не узнаем, не утвердим, не проверим, не согласуем, процесс скорее всего пойдет не тем путем. Дъявол кроется в деталях! Например, может не выключиться свет в зале, когда он должен погаснуть буквально на несколько минут, и это испортит весь сценарий. Запоминается самое «яркое» событие, и наша задача сделать так, чтобы оно было положительным.

– А накладки, ошибки?

– Случаются, человеческий фактор никто не отменял. Бывают ночные монтажи, или монтажи по нескольку дней подряд, капитальные переделки – это самая энергозатратная часть работы. Если клиент сегодня захотел одну модель стула, а завтра другую, мы должны по возможности обеспечить его данной услугой. Мы придерживаемся регламента, который хотя и может увеличивать время исполнения заказа, но необходим. Другой вариант – когда заказчик меняет техническое задание в самый последний момент, и это согласовано на высшем уровне. Тогда все возможные силы задействуются на 200%, чтобы получить искомый результат любыми доступными средствами. Наша работа сложна и в эмоциональном плане, не все выдерживают такой ритм, поэтому мы очень стараемся тщательно подбирать будущих коллег.

– А каких именно людей стараетесь нанимать? Нужны особое образование, опыт?

– Одно время мы искали юношей с высшим инженерным образованием. Работа подразумевает физические нагрузки – ведь не станешь просить девушку передвигать тяжести, к тому же она может уйти по семейным обстоятельствам. Мужчинам отдавалось предпочтение, но у них есть свои особенности: они могут быстро растерять интерес к работе, поэтому их надо постоянно мотивировать финансово или давать более сложные проекты. Бывает, готовим сотрудника, посвящаем ему время и силы, а он может не справиться с работой, уволиться или «выгореть». В этом отношении девушки более надежные. Поэтому тут важно учесть все факторы. Но даже в этом случае последнее слово за кандидатом, он должен самостоятельно оценить всю сложность, тяжесть работы и сопоставить ее с мотивацией. Изначально материальная составляющая в нашем отделе была немного выше, чем в других (из-за более высокой нагрузки) – многих кандидатов это мотивировало. Представим ситуацию, когда человек пришел к нам в мае, в июне провел мероприятие: он сразу ощутит нагрузки, поймет, что его ждет в дальнейшем. И тут самое сложное – решиться. Ведь бывают и хорошие дни, а бывает – «гори оно синим пламенем»! Есть много решений, которые на бумаге выглядят хорошо, а в исполнении очень сложны. Ты можешь сто раз сделать проект, а на сто первый раз можешь столкнуться с проблемой, которой раньше никогда не возникало. Нам нужны люди, готовые решать подобные вопросы.

– Иосиф, вы работаете в компании с 2013 года. Что вас вдохновляет?

– Это очень интересная работа! Я трудился в разных отраслях до этого. И хотя по образованию я инженер-приборостроитель, моя первая работа была связана с шоу-бизнесом. Это был музыкальный коллектив, который я очень любил и который не хотел оставлять. Но всему приходит свое время, как говорится. В «Экспофоруме» к этому моменту я поработал на всех структурных позициях. Наша работа – это живой организм. И я до сих пор нахожу удивительным: когда начинается подготовка к мероприятию, ты видишь пустой павильон, через день тут возникает «город», а еще через день снова белый лист. Такой волнительный процесс! Каждый раз все по-разному, по-новому – меня это очень вдохновляет, заставляет двигаться вперед.

– И все же что ищете в будущих сотрудниках, коллегах?

– В людях ищем базовые технические навыки, желание, терпение и… человечность. Без души, без гармонии с самим собой и местом деятельности работать не получается. Удовлетворение от своей работы – это очень ценно. И если ты найдешь баланс, то сможешь работать успешно, достигнуть любых высот. Это незабываемый опыт: и личный, и профессиональный. Хотя выставочный бизнес – особое узкое направление, этот опыт, несомненно, можно применить и в других профессиональных областях. Это хорошая школа для тех, кто готов к новым открытиям, к чему-то фундаментальному. А непосредственно для Санкт-Петербурга это очень большой опыт.

– А как проходит ваш рабочий день?

– Его можно уложить в три слова: работа, работа и работа. День технического специалиста в «Экспофоруме» – это колесо, которое никогда не останавливается. Он может начаться и завершиться в любое время. Если работать от 9 до 18, то сможешь сделать то, что нужно, но всегда есть что улучшить и доработать. Поэтому, приходя в 9 утра, мы, бывает, уходим в 9 утра следующего дня. Основной блок нашей работы – взаимодействие с клиентом, будь то юридическое лицо, один человек или целый конгресс. С директором любого проекта мы проводим больше всего времени, например, предлагаем и обсуждаем варианты решения его задач, опираясь на наши возможности и опыт. Много времени занимают телефонные переговоры и переписка, при этом необходимо писать внимательно и конструктивно, нести ответственность перед заказчиком за данные обещания. Надо помнить одно правило: если что-то может быть понято двусмысленно, то оно будет понято неверно.

– Например?

– Если вы спросите меня «Что такое проспектница?», я скажу, что это металлическая стойка с карманами формата А4 для раздаточных материалов, а другие будут уверены, что это небольшой столик. Дьявол кроется в деталях, как я уже говорил! Не стоит надеяться на память, лучше все документировать, фиксировать и сделать чуть больше работы, чем не сделать то, что необходимо.

– Что для вас самое дорогое, ценное в работе?

– Время, которое необходимо, чтобы сделать работу, и время, за которое от тебя ждут результат. Исполнение задачи может занять много времени, и буксовать некогда. Надо все держать в голове, осознавать, что происходит вокруг, и понимать, что в день «икс» все должно осуществиться. Наша работа – бесконечная дорога, и за 365 дней мы проходим несколько таких путей – столько, сколько у нас проектов. Главный принцип – универсальность. Ты должен уметь рисовать, чертить в Autocad, считать в Excel, правильно писать ТЗ, правильно разговаривать и обрабатывать получаемую информацию. При этом мы ничего не делаем физически руками, но наша ответственность – донести информацию до конечного потребителя: директора, экспонента, коллег, дирекции, монтажника или разнорабочих. Дизайнеры придумывают, строители реализуют, а мы создаем рабочую обстановку для этого. Интересно, что чем опытнее становишься, тем больше любишь маленькие проекты, они запоминаются сильнее.